Você sabe dizer muito com poucas palavras?

PANORAMA GERAL: Nunca anteriormente usamos tantas palavras, expressões e formas de comunicação como hoje, mas nem por isso equacionamos o problema dos conflitos e desentendimentos por informações mal emitidas ou recebidas. Acrescente-se a carga excessiva de mensagens, que faz com que as pessoas não consigam digerir tudo, criando o fenômeno do passar de olhos e ouvidos, capturando, muitas vezes, um sentido errôneo do que se quis transmitir ou, ainda, simplesmente do sermos desconsiderados. Sabemos que todos têm menos tempo, mas nossa forma de comunicação permanece retrógrada, utilizando-se de muitas palavras e pouca objetividade, privilegiando a nossa “preguiça” ao invés de trabalharmos melhor o que queremos transmitir. Mark Twain já constatava isso em 1871, quando em carta a um amigo confessou: “Não tive tempo de escrever uma carta curta para você, então escrevi uma comprida.”

No livro “Brevidade Inteligente” os autores Jim VandeHei, Mike Allen e Roy Schwartz (fundadores da Axios, companhia de mídia com foco em notícias nas áreas de negócios, política e tecnologia) nos apresentam sua experiência em criar um formato de comunicação que foca no poder de dizer muito com poucas palavras e ser efetivamente ouvido e compreendido. Segundo os autores, olhamos nosso celular mais de 344 vezes por dia, observamos quase tudo que aparece em nossas telas, mas não lemos de verdade quase nada. Outras constatações:

• Apenas um terço dos e-mails de trabalho que requerem atenção é lido.
• A maioria das palavras das notícias é ignorada.
• A maioria dos capítulos dos livros permanece intocada.

POR QUE ISSO É IMPORTANTE: Segundo o site “Michael Page” em seu artigo “A importância da boa comunicação”, esta é uma ferramenta essencial para alcançar a produtividade e manter fortes relações de trabalho em todos os níveis de uma organização. A má comunicação conduzirá a uma equipe desmotivada que pode começar a questionar a confiança em suas habilidades e na sua organização. Para obtermos melhoras, devemos estar atentos em: definir metas e expectativas, entregar a mensagem de forma clara, escolher o meio adequado, manter todos envolvidos, e, sobretudo, ouvir e mostrar empatia. Quem aprimorar sua comunicação terá uma vantagem competitiva com relação aos demais, seja uma empresa, uma área ou uma pessoa.

O QUE É POSSÍVEL FAZER: O livro citado anteriormente apresenta o método “Brevidade Inteligente” de comunicação, que consiste na transmissão de ideias de forma clara e objetiva onde menos é mais, pois respeita o interlocutor focando na assertividade. A proposta de uso deste método agregaria valor fazendo nossa mensagem se destacar e ser lembrada, através de:

• Palavras fortes
• Frases curtas
• Chamadas cativantes
• Visual simples
• Ideias bem-organizadas.

PARA IR MAIS FUNDO: A “Brevidade Inteligente” na escrita tem quatro pilares, que não se aplicam a todas as circunstâncias, mas vão ajudar aqueles que desejam ter uma comunicação mais atraente e direta:

1. Uma “provocação” potente: trata-se de cerca de 6 palavras fortes para capturar a atenção de quem está lendo.
2. Uma primeira frase forte, ou “lide”: deve ser memorável – algo que o leitor não saiba, gostaria de saber ou deveria saber. Deixe essa frase o mais direta, curta e clara possível.
3. Contexto, ou “por que isso é importante”: razão pela qual o fato, ideia ou raciocínio é relevante.
4. A opção por saber mais ou “ir mais fundo”: o leitor deve querer continuar no texto, desta forma o detalhamento que segue deve mesmo valer a pena.

Nos e-mails, as palavras mais importantes são as do campo de assunto, as manchetes e a primeira linha de tuítes, notas ou artigos. É necessário prender, cativar e seduzir utilizando esses espaços. Dicas e truques:

1. Pare de usar palavras em excesso em um título. Limite-se ao máximo de seis palavras.
2. Deixe claro o motivo pelo qual você decidiu escrever algo. Palavras curtas são fortes.
3. Leia em voz alta antes de enviar.   

Quanto à expressão verbal, tendemos a pensar muito no que queremos dizer e pouco sobre o que os outros precisam ouvir. Dicas e truques:

1. Concentre-se em UMA pessoa com quem quer se comunicar.
2. Determine UMA coisa que você quer que ela memorize.
3. Seja simples, claro, direto.

Devemos agregar valor aos conteúdos, valorizando o tempo que as pessoas dispenderão para absorver nossa mensagem. Dicas e truques:

1. Liste os pontos mais importantes que você precisa apresentar
2. Se possível, reduza sua lista de pontos importantes a um ou dois
3. Faça uma revisão rigorosa. Tal ponto, detalhe ou conceito é essencial? Se for, existe uma forma mais simples de comunicá-lo?
4. Corte, corte e corte. Que palavras, frases ou parágrafos você pode eliminar antes de enviar? Cada palavra ou frase que puder cortar economiza tempo do outro.

MENSAGEM FINAL:  Nossa comunicação, seja através de e-mails, artigos, mensagens de redes sociais, apresentações, posicionamentos em reuniões, precisa de uma revisão urgente de forma a considerar a principal figura envolvida: nosso interlocutor. Faz parte do respeito que devemos a ele sermos objetivos e claros, priorizando o que realmente queremos transmitir. As organizações se utilizam pouco dessa forma de interação e pagam por isso, gastando rios de dinheiro com excesso de mensagens vagas, reuniões pouco assertivas e muito tempo dispendido com conteúdos que não são absorvidos. Também nos relacionamentos interpessoais a utilização de mensagens assertivas auxilia no entendimento entre as pessoas, não deixando margens para mal interpretações tão comuns em conflitos e brigas.

Quer desenvolver suas competências de comunicação para fomentar seus relacionamentos interpessoais e ser destaque no trabalho?

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