No livro “Brevidade Inteligente” os autores Jim VandeHei, Mike Allen e Roy Schwartz (fundadores da Axios, companhia de mídia com foco em notícias nas áreas de negócios, política e tecnologia) nos apresentam sua experiência em criar um formato de comunicação que foca no poder de dizer muito com poucas palavras e ser efetivamente ouvido e compreendido. Segundo os autores, olhamos nosso celular mais de 344 vezes por dia, observamos quase tudo que aparece em nossas telas, mas não lemos de verdade quase nada. Outras constatações:

• Apenas um terço dos e-mails de trabalho que requerem atenção é lido.
• A maioria das palavras das notícias é ignorada.
• A maioria dos capítulos dos livros permanece intocada.

POR QUE ISSO É IMPORTANTE: Segundo o site “Michael Page” em seu artigo “A importância da boa comunicação”, esta é uma ferramenta essencial para alcançar a produtividade e manter fortes relações de trabalho em todos os níveis de uma organização. A má comunicação conduzirá a uma equipe desmotivada que pode começar a questionar a confiança em suas habilidades e na sua organização. Para obtermos melhoras, devemos estar atentos em: definir metas e expectativas, entregar a mensagem de forma clara, escolher o meio adequado, manter todos envolvidos, e, sobretudo, ouvir e mostrar empatia. Quem aprimorar sua comunicação terá uma vantagem competitiva com relação aos demais, seja uma empresa, uma área ou uma pessoa.

O QUE É POSSÍVEL FAZER: O livro citado anteriormente apresenta o método “Brevidade Inteligente” de comunicação, que consiste na transmissão de ideias de forma clara e objetiva onde menos é mais, pois respeita o interlocutor focando na assertividade. A proposta de uso deste método agregaria valor fazendo nossa mensagem se destacar e ser lembrada, através de:

• Palavras fortes
• Frases curtas
• Chamadas cativantes
• Visual simples
• Ideias bem-organizadas.

PARA IR MAIS FUNDO: A “Brevidade Inteligente” na escrita tem quatro pilares, que não se aplicam a todas as circunstâncias, mas vão ajudar aqueles que desejam ter uma comunicação mais atraente e direta:

1. Uma “provocação” potente: trata-se de cerca de 6 palavras fortes para capturar a atenção de quem está lendo.
2. Uma primeira frase forte, ou “lide”: deve ser memorável – algo que o leitor não saiba, gostaria de saber ou deveria saber. Deixe essa frase o mais direta, curta e clara possível.
3. Contexto, ou “por que isso é importante”: razão pela qual o fato, ideia ou raciocínio é relevante.
4. A opção por saber mais ou “ir mais fundo”: o leitor deve querer continuar no texto, desta forma o detalhamento que segue deve mesmo valer a pena.

Nos e-mails, as palavras mais importantes são as do campo de assunto, as manchetes e a primeira linha de tuítes, notas ou artigos. É necessário prender, cativar e seduzir utilizando esses espaços. Dicas e truques:

1. Pare de usar palavras em excesso em um título. Limite-se ao máximo de seis palavras.
2. Deixe claro o motivo pelo qual você decidiu escrever algo. Palavras curtas são fortes.
3. Leia em voz alta antes de enviar.   

Quanto à expressão verbal, tendemos a pensar muito no que queremos dizer e pouco sobre o que os outros precisam ouvir. Dicas e truques:

1. Concentre-se em UMA pessoa com quem quer se comunicar.
2. Determine UMA coisa que você quer que ela memorize.
3. Seja simples, claro, direto.

Devemos agregar valor aos conteúdos, valorizando o tempo que as pessoas dispenderão para absorver nossa mensagem. Dicas e truques:

1. Liste os pontos mais importantes que você precisa apresentar
2. Se possível, reduza sua lista de pontos importantes a um ou dois
3. Faça uma revisão rigorosa. Tal ponto, detalhe ou conceito é essencial? Se for, existe uma forma mais simples de comunicá-lo?
4. Corte, corte e corte. Que palavras, frases ou parágrafos você pode eliminar antes de enviar? Cada palavra ou frase que puder cortar economiza tempo do outro.

MENSAGEM FINAL:  Nossa comunicação, seja através de e-mails, artigos, mensagens de redes sociais, apresentações, posicionamentos em reuniões, precisa de uma revisão urgente de forma a considerar a principal figura envolvida: nosso interlocutor. Faz parte do respeito que devemos a ele sermos objetivos e claros, priorizando o que realmente queremos transmitir. As organizações se utilizam pouco dessa forma de interação e pagam por isso, gastando rios de dinheiro com excesso de mensagens vagas, reuniões pouco assertivas e muito tempo dispendido com conteúdos que não são absorvidos. Também nos relacionamentos interpessoais a utilização de mensagens assertivas auxilia no entendimento entre as pessoas, não deixando margens para mal interpretações tão comuns em conflitos e brigas.

Quer desenvolver suas competências de comunicação para fomentar seus relacionamentos interpessoais e ser destaque no trabalho?

Entre em contato:

www.humanagente.com.br

whatsapp: (11) 99851-1275

No livro “Brevidade Inteligente” os autores Jim VandeHei, Mike Allen e Roy Schwartz (fundadores da Axios, companhia de mídia com foco em notícias nas áreas de negócios, política e tecnologia) nos apresentam sua experiência em criar um formato de comunicação que foca no poder de dizer muito com poucas palavras e ser efetivamente ouvido e compreendido. Segundo os autores, olhamos nosso celular mais de 344 vezes por dia, observamos quase tudo que aparece em nossas telas, mas não lemos de verdade quase nada. Outras constatações:

• Apenas um terço dos e-mails de trabalho que requerem atenção é lido.
• A maioria das palavras das notícias é ignorada.
• A maioria dos capítulos dos livros permanece intocada.

POR QUE ISSO É IMPORTANTE: Segundo o site “Michael Page” em seu artigo “A importância da boa comunicação”, esta é uma ferramenta essencial para alcançar a produtividade e manter fortes relações de trabalho em todos os níveis de uma organização. A má comunicação conduzirá a uma equipe desmotivada que pode começar a questionar a confiança em suas habilidades e na sua organização. Para obtermos melhoras, devemos estar atentos em: definir metas e expectativas, entregar a mensagem de forma clara, escolher o meio adequado, manter todos envolvidos, e, sobretudo, ouvir e mostrar empatia. Quem aprimorar sua comunicação terá uma vantagem competitiva com relação aos demais, seja uma empresa, uma área ou uma pessoa.

O QUE É POSSÍVEL FAZER: O livro citado anteriormente apresenta o método “Brevidade Inteligente” de comunicação, que consiste na transmissão de ideias de forma clara e objetiva onde menos é mais, pois respeita o interlocutor focando na assertividade. A proposta de uso deste método agregaria valor fazendo nossa mensagem se destacar e ser lembrada, através de:

• Palavras fortes
• Frases curtas
• Chamadas cativantes
• Visual simples
• Ideias bem-organizadas.

PARA IR MAIS FUNDO: A “Brevidade Inteligente” na escrita tem quatro pilares, que não se aplicam a todas as circunstâncias, mas vão ajudar aqueles que desejam ter uma comunicação mais atraente e direta:

1. Uma “provocação” potente: trata-se de cerca de 6 palavras fortes para capturar a atenção de quem está lendo.
2. Uma primeira frase forte, ou “lide”: deve ser memorável – algo que o leitor não saiba, gostaria de saber ou deveria saber. Deixe essa frase o mais direta, curta e clara possível.
3. Contexto, ou “por que isso é importante”: razão pela qual o fato, ideia ou raciocínio é relevante.
4. A opção por saber mais ou “ir mais fundo”: o leitor deve querer continuar no texto, desta forma o detalhamento que segue deve mesmo valer a pena.

Nos e-mails, as palavras mais importantes são as do campo de assunto, as manchetes e a primeira linha de tuítes, notas ou artigos. É necessário prender, cativar e seduzir utilizando esses espaços. Dicas e truques:

1. Pare de usar palavras em excesso em um título. Limite-se ao máximo de seis palavras.
2. Deixe claro o motivo pelo qual você decidiu escrever algo. Palavras curtas são fortes.
3. Leia em voz alta antes de enviar.   

Quanto à expressão verbal, tendemos a pensar muito no que queremos dizer e pouco sobre o que os outros precisam ouvir. Dicas e truques:

1. Concentre-se em UMA pessoa com quem quer se comunicar.
2. Determine UMA coisa que você quer que ela memorize.
3. Seja simples, claro, direto.

Devemos agregar valor aos seus conteúdos, valorizando o tempo que as pessoas dispenderão para absorver nossa mensagem. Dicas e truques:

1. Liste os pontos mais importantes que você precisa apresentar
2. Se possível, reduza sua lista de pontos importantes a um ou dois
3. Faça uma revisão rigorosa. Tal ponto, detalhe ou conceito é essencial? Se for, existe uma forma mais simples de comunicá-lo?
4. Corte, corte e corte. Que palavras, frases ou parágrafos você pode eliminar antes de enviar? Cada palavra ou frase que puder cortar economiza tempo do outro.

MENSAGEM FINAL:  Nossa comunicação, seja através de e-mails, artigos, mensagens de redes sociais, apresentações, posicionamentos em reuniões, precisa de uma revisão urgente de forma a considerar a principal figura envolvida: nosso interlocutor. Faz parte do respeito que devemos a ele sermos objetivos e claros, priorizando o que realmente queremos transmitir. As organizações se utilizam pouco dessa forma de interação e pagam por isso, gastando rios de dinheiro com excesso de mensagens vagas, reuniões pouco assertivas e muito tempo dispendido com conteúdos que não são absorvidos. Também nos relacionamentos interpessoais a utilização de mensagens assertivas auxilia no entendimento entre as pessoas, não deixando margens para mal interpretações tão comuns em conflitos e brigas.

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Profissionalmente, a escuta ativa pode ser uma excelente maneira de melhorar o seu entendimento de mercado e o relacionamento com os clientes, fornecedores e colegas, inclusive, tornando o ambiente de trabalho mais sadio. Na vida pessoal, ela é fundamental para entendermos o outro e sabermos agir em prol de um relacionamento saudável e duradouro.

Durante os processos de comunicação, é comum não absorvermos as informações expressas pelo interlocutor, ora pelo excesso de conteúdo apresentado, ora pela falta de concentração ou dificuldade de analisar e interpretar o que realmente está sendo dito.

Ouvimos tudo o tempo todo. Agora mesmo posso ouvir o apito do trem que passa, o cachorro que late, o vento que sopra mais forte, o canto do pássaro, alguma criança que chama a mãe, o agito da máquina de lavar, o alerta do celular sobre uma nova mensagem. Não existe silêncio na cidade e, talvez, em lugar nenhum. Ouvimos muito, mas escutamos pouco. Mesmo quando alguém fala, ouvimos, mas dificilmente escutamos. Não são sinônimos? Qual a diferença?

Ouvir é um processo mecânico de nosso sentido da audição; é automático e não pode ser evitado, desde que tenhamos o aparelho auditivo funcionando adequadamente. Escutar é mais que ouvir, é prestar atenção no outro e no que ele quer transmitir, é entender o que se ouve.

Uma das características de nossa época é não haver tempo para darmos atenção plena aos outros e, portanto, de escutar o que dizem. É comum respondermos e-mails do trabalho ao almoçarmos ou jantarmos com alguém, ou olharmos as redes sociais enquanto brincamos com os filhos, só para dar alguns exemplos.

Em seu artigo “Saiba Escutar” para a revista Vida Simples número 237, Gustavo Ranieri pondera que “a escuta ativa está intrinsicamente relacionada ao estado de presença”. Neste texto, o autor pondera que “trocar o modo desatenção pelo de atenção pode não ser um exercício simples; necessita de empenho, ainda mais em um mundo no qual somos afogados em milhares de informações irrelevantes nos convidando à distração permanente”.

Sem escutarmos com a devida atenção, não poderemos responder de forma adequada. Quantas vezes você é interrompido em uma fala com uma resposta pronta ao que está dizendo, sem nem mesmo poder concluir seu pensamento. Devemos avaliar se não fazemos a mesma coisa quando estamos na posição inversa.

Segundo o blog Rock Content, existem alguns itens a considerar se quisermos desenvolver a nossa escuta ativa, dos quais destaco os seguintes:

• Evitar distrações no momento do diálogo. Afastar-se de mensagens no celular, de outras conversas, de telefonemas e ter foco no que se está ouvindo para garantir que a maior parte das informações sejam absorvidas.
• Não ser seletivo ao ouvir o que o outro tem a dizer. Algumas vezes, selecionamos “o que nos interessa num discurso”, simplesmente ignorando todo o restante, o que pode truncar ou até mudar o sentido da mensagem a ser absorvida. Pré conceitos devem ser evitados assim como perspectivas pessoais e posições ancoradas. Se não deixarmos o outro se expressar, não teremos argumento para contra-argumentar ou mesmo, mudar nossa opinião.
• Dar ao seu interlocutor o tempo necessário para a comunicação. Cada um tem seu ritmo, respeitar o tempo de fala do interlocutor, sem acelerações, é primordial para bem entender seu posicionamento. Fazer isso é mais difícil do que parece e, inclusive, a forma de se expressar e a linguagem não verbal oferecem um contexto sobre a mensagem a ser captada.
• Fazer contato visual. É importante que o interlocutor sinta o interesse no que está sendo dito. Sua linguagem não verbal também auxilia a deixá-lo confortável neste aspecto.
• Fazer perguntas. Questionar as dúvidas no momento adequado ajuda a garantir o entendimento do que se está ouvido e pode animar o interlocutor.
• Ser empático. Se colocar no lugar do outro ajuda no entendimento da mensagem e propicia um bom diálogo, mesmo que não concordemos com toda a argumentação.

Praticar a escuta ativa é algo no qual podemos nos aperfeiçoar, desde que estejamos atentos a alguns princípios. É preciso aprender a desenvolver um interesse genuíno no que está sendo dito, se envolver verdadeiramente na conversa e evitar distrações que impeçam a absorção de informações e conteúdos relevantes.

Esse aspecto da comunicação nos ajudará a torná-la mais clara e efetiva, contribuindo para um ambiente com menos desentendimentos, menos conflitos e maior confiança entre os interlocutores, mesmos que possamos não concordar em todas as mensagens.

Quer desenvolver suas habilidades de escuta ativa para melhorar sua comunicação?

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Você já parou para pensar quanto o mercado de trabalho tem mudado nos últimos tempos? Não é preciso ir muito longe pois analisando apenas do período da pandemia para cá já verificamos grandes alterações. Dado seu grande e rápido desenvolvimento, o mundo já foi conhecido pelo anacrônimo VUCA, sendo:

• VOLÁTIL: muda o tempo todo. Para atender a essa característica tivemos que nos tornar mais criativos e resilientes.
• UNCERTAIN(incerto): difícil fazer previsões, pois são muitas opções e fatores externos que podem influenciar o destino das empresas e da vida das pessoas. Para atender a esse quesito, tivemos que desenvolver nossa flexibilidade e agilidade.
• COMPLEXO: mais conectado com fatores e entidades antes tratados isoladamente. Colaboração e multidisciplinariedade foram as competências necessárias ao tratamento do mundo complexo.
• AMBÍGUO: sem respostas precisas. Para muitas questões do dia a dia não há resposta certa ou errada. Devemos nos acostumar à tentativa e erro, fomentando maior abertura, tolerância e coragem para lidar com as situações.

Hoje em dia, apesar de ainda podermos observar as características citadas acima, razão pela qual fiz questão de elencá-las, e graças a influência das mudanças trazidas pela pandemia, nosso momento caótico se caracteriza por novos atributos. Esse mundo agora é chamado de BANI, onde:

• BRITTLE (fágil). A pandemia nos fez perceber que o mundo é mais sujeito a ameaças do que pensávamos e que podemos perder o que temos, inclusive a liberdade de ir e vir por exemplo, de uma hora para outra. Para lidarmos com essa fragilidade temos que desenvolver o conhecimento científico e a resiliência.
• ANSIOSO. Dada a ocorrência de tantas mudanças ao mesmo tempo, nosso mundo e nós mesmos nos tornamos mais ansiosos, sedentos por chegar ao final dos ciclos. As competências que nos auxiliam na contenção da ansiedade são a empatia e a atenção plena.
• NÃO LINEAR. As coisas não têm um começo, meio e fim ordenados; tudo se cruza e a velocidade das mudanças é exponencial. Para nos darmos bem nessa situação devemos ter visão do contexto e habilidade de adaptação às novidades.
• INCOMPREENSÍVEL. Com tantas características novas, o mundo torna-se mais complexo, difícil de compreender. Precisamos atuar com transparência nesta situação, não escondendo as dificuldades e não desprezar nossa intuição ao lidar com as soluções aos problemas.

Dadas tantas novas características e competências desejadas pelas empresas, o site de recrutamento e seleção ZipRecruiter realizou um levantamento de quais seriam as 10 habilidades essenciais para os profissionais em 2023. Dar uma avaliada nesta lista pode ajudar quem deseja agregar valor a suas competências.  Segue o resultado do estudo:

1. Comunicação

2. Relacionamento com o cliente

3. Planejamento

4. Gestão de tempo

5. Gerenciamento de projetos

6. Pensamento analítico

7. Adequação às normas do compliance

8. Trabalho independente

9. Relacionamento interpessoal

10. Flexibilidade

Muito sintomática a classificação de comunicação como número 1 do ranking. Segundo artigo publicado na revista VocêRH de outubro/novembro 2022, a busca por essa competência se acentuou com a pandemia de covid-19. Desde então, tivemos a necessidade de aperfeiçoarmos a comunicação à distância: conversas por vídeo, mensagens de WhatsApp e em outras plataformas digitais, além de infinitas trocas de e-mail tiveram sua utilização incrementada. Segundo a empresa de recrutamento Robert Half, antes de 2020, apenas 5% das vagas disponibilizadas pela companhia eram remotas; agora, essa porcentagem passou dos 50%. Se presencialmente a comunicação já é uma habilidade de grande importância, imagine no ambiente virtual, onde deixamos de ter o “cara a cara” como um fator fundamental no entendimento das pessoas.

O relacionamento com o cliente está logo em seguida, enfatizando a importância do entendimento daquele que vai utilizar nossos produtos ou serviços, ou seja, a nossa razão de existir. Grande dose de empatia é necessária para tornar essa relação saudável.

Planejamento, gestão do tempo e gerenciamento de projetos mostram como é fundamental se ter organização para executar bem um trabalho. Podemos incluir nesse pacote também o pensamento analítico que engloba saber decompor o todo em partes mais simples de forma a estruturar a execução de um projeto para chegarmos a um resultado final primoroso.

A adequação às normas de compliance coloca a ética nos negócios como um tema essencial nos dias de hoje. No âmbito empresarial, compliance é o conjunto de disciplinas que visam cumprir as normas legais e regulamentares, as políticas e as diretrizes estabelecidas para o negócio e para as atividades da instituição, bem como evitar, detectar e tratar quaisquer desvios ou inconformidades que possam ocorrer.

O trabalho independente é um dos fatores de motivação para os colaboradores. Saber delegar e deixar que a pessoa execute suas tarefas da maneira mais adequada às suas características requer habilidades tanto da liderança – delegação e confiança – como dos membros da equipe – autonomia e entrega com responsabilidade.

Para completar essa lista temos a flexibilidade, sem a qual não seria possível absorver todas as mudanças desse mundo VUCA e BANI ao mesmo tempo e saber torná-las um fator positivo ao desempenho da empresa e do profissional.

Quer desenvolver suas competências para estar mais bem preparado para o futuro?

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Quando falamos de comunicação, nos referimos a toda troca de informações entre indivíduos, o que contempla o domínio da fala, a escrita, a expressão corporal, a escuta, a leitura e a observação. A comunicação interpessoal também se realiza por meios tecnológicos modernos, como SMSs, e-mails, fotos, vídeos, mensagens instantâneas de aplicativos, dentre outros e todos cuidados também devem ser considerados nesses tipos de interação.

Uma boa parte dos desentendimentos entre pessoas são provenientes de ruídos nas comunicações.  Os indivíduos carregam sua personalidade, história, julgamento no momento da interação com os demais. A mensagem pode significar muito mais do que é dito e a forma com que o outro a recebe pode não ser a desejada.

Por incrível que pareça, uma das atitudes fundamentais para a boa comunicação é saber ouvir, praticar a escuta ativa. Somente entendendo o contexto no qual o outro está inserido poderemos entender sua mensagem e quanto mais ouvimos, mais percebemos o sentido verdadeiro do que está sendo transmitido. Saber ouvir é escutar seu interlocutor sem interrompê-lo e se esforçar para entender sua mensagem. Para ser um bom ouvinte, fique atento a não cair em algumas armadilhas:

• Achar que já conhece as pessoas de sua vida. Quanto mais próximos somos de uma pessoa, menor a probabilidade de ouvi-la com cuidado. Há uma tendência inconsciente de não prestarmos mais atenção, porque achamos que já sabemos o que ela tem a dizer. Trata-se do viés da comunicação próxima, pelo qual o entendimento entre indivíduos do convívio habitual chega a ser pior do que aquele entre estranhos. A consequência é que eles perdem a vontade de dividir experiências e se relacionar plenamente com seus interlocutores.
• Não ter curiosidade de entender. A maioria dos indivíduos não ouve com intenção de entender, mas com intenção de responder.
• Ter uma reputação para defender. Da mesma forma que acreditamos conhecer o outro, achamos que já nos conhecemos. Temos uma imagem fixa de nós mesmos e, toda vez que essa imagem é ameaçada, tentamos defendê-la ao invés de ouvir. Prestar atenção no outro nos permite avaliar uma posição diferente a respeito de nós mesmos para depois chegarmos a conclusão do porquê. É preciso abandonar a mentalidade de querer estar certo, porque assim só alimentamos uma ilusão de que nos relacionamentos, alguém tem que ganhar e alguém tem que perder. Segundo William Ury, o segredo é suspender sua ação quando quiser revidar, ouvir quando quiser rebater, perguntar ao invés de forçar suas respostas, criar pontes ao invés de impor seu jeito.
• Não se escutar e, por isso, não escutar o outro. Interromper, julgar, se sentir ofendido, rebater, se defender são reações que nos impedem de ouvir. São atividades de nosso ego repetidas tantas vezes, que elas acabam se tornando inconscientes. Prestar atenção em suas próprias reações para entender o porquê e trabalhar a inteligência emocional visando ouvir e entender mais.

Outra dica para a comunicação efetiva é pensar antes de falar e escrever. Existem muitas formas de transmitir uma mensagem e usar o cérebro antes de falar, pode eliminar muitos desentendidos. Lembre-se que as palavras importam e têm poder de alegrar, consolar, ferir, dentre outros.

Também é preciso mostrar-se interessado no seu interlocutor, atentar-se a sua mensagem, para depois exigir o mesmo. Responder com consideração, educação e olhar nos olhos de quem se conversa é um bom começo. É essencial não demonstrar linguagem corporal de maneira negativa, já que a primeira impressão quase sempre permanece. Uma comunicação consiste em mais de 50% de linguagem não verbal e, sendo assim, é necessário tomar cuidado e analisar seus gestos, comportamentos e atitudes. 

Seja uma pessoa interessante, o que significa ter repertório para agregar valor às discussões e ser ouvido autenticamente. Leia mais e se informe com fontes confiáveis. Tenha pensamento crítico. Mas, cuidado: não podemos saber e ter opinião sobre tudo. Fale mais sobre o que sabe e escute mais sobre o que não sabe. Tenha dúvidas, pergunte e aceite feedbacks.

Se não tiver algo construtivo a dizer, não diga. Isso não implica que a notícia deva sempre ser boa, até uma crítica pode agregar valor. Às vezes, o silêncio vale mais que mil palavras.

Em todas as ocasiões, mas particularmente no ambiente de trabalho, a comunicação interpessoal deve ser feita de modo claro e direto para gerar transparência e contribuir para a produtividade. A excelência na comunicação interpessoal é fator fundamental para o sucesso de líderes, profissionais, equipes e empresa, uma vez que ela evita conflitos e dispêndios inúteis de energia gerados por má interpretação.

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